SoftOne ERP στην καθημερινή δουλειά: ποιες ερωτήσεις κάνετε και τι να ελέγξετε

Το SoftOne ERP κρατά τα στοιχεία της επιχείρησής σας: πωλήσεις, πελάτες, παραγγελίες, αξιόγραφα, ραντεβού και εργασίες. Στην καθημερινή δουλειά όμως σπάνια χρειάζεστε όλο το πρόγραμμα. Χρειάζεστε μια σαφή απάντηση σε μια συγκεκριμένη ερώτηση. Ο οδηγός δείχνει ποιες ερωτήσεις αξίζει να κάνετε σε κάθε περιοχή του SoftOne ERP, πώς διαβάζετε την απάντηση και τι να ελέγξετε πριν αποφασίσετε. Ο TechnoAgent δεν αντικαθιστά το SoftOne ERP. Φέρνει τα στοιχεία του σε μια συνομιλία AI, με τα δικαιώματα που έχει ήδη κάθε χρήστης.

Από την εικόνα της εταιρείας στην πρώτη ερώτηση

Πολλοί ξεκινούν τη μέρα με μια γενική ερώτηση:

«Τι χρειάζεται να γνωρίζω σήμερα πριν ξεκινήσω;»

Μια χρήσιμη απάντηση συγκεντρώνει τα ραντεβού και τις εργασίες της ημέρας, τις πωλήσεις της προηγούμενης ημέρας και του μήνα έως σήμερα, μια σύνοψη των υπολοίπων και τις παραγγελίες. Δεν είναι πλήρης λογιστική κατάσταση, ισολογισμός ή πρόβλεψη ταμειακών ροών. Είναι το σημείο από το οποίο συνεχίζετε με πιο συγκεκριμένες ερωτήσεις. Αν κάποια περιοχή δεν έχει ενεργοποιηθεί στη δική σας εγκατάσταση, η απάντηση πρέπει να το αναφέρει.

Οι περιοχές του SoftOne ERP που ρωτάτε πιο συχνά

Κάθε περιοχή απαντά σε διαφορετική ερώτηση και έχει τους δικούς της περιορισμούς. Αυτά είναι τα σημεία που αξίζει να έχετε υπόψη:

• Πωλήσεις και εμπορική διαχείριση. «Πώς πάνε οι πωλήσεις μας αυτόν τον μήνα σε σχέση με τον προηγούμενο;» Ο τζίρος δεν είναι κέρδος ούτε είσπραξη. Ο οδηγός πωλήσεων εξηγεί τη σύγκριση περιόδων ανά είδος και πελάτη.
• Υπόλοιπα πελατών και καρτέλα πελάτη. «Ποιοι πελάτες έχουν υπόλοιπα πάνω από 180 ημέρες;» Ένα παλιό υπόλοιπο δεν είναι απαραίτητα ληξιπρόθεσμο. Ο οδηγός υπολοίπων πελατών εξηγεί πώς διαβάζετε την ενηλικίωση.
• Παραγγελίες και εκκρεμείς παραγγελίες. «Τι μένει να παραδοθεί και ποιες παραγγελίες περιμένουν περισσότερο;» Η εκκρεμής αξία δεν είναι τιμολογημένος τζίρος. Δεν δείχνει επίσης διαθέσιμο απόθεμα ή εγγυημένη ημερομηνία αποστολής.
• Αξιόγραφα και λήξεις. «Ποια αξιόγραφα λήγουν την επόμενη εβδομάδα;» Η ημερομηνία λήξης από μόνη της δεν δείχνει ότι μια επιταγή είναι απλήρωτη. Ξεχωρίστε τα εισπρακτέα από τα πληρωτέα και την αρχική αξία από το υπόλοιπο.
• Ραντεβού, κλήσεις και εργασίες. «Ποια ραντεβού και εργασίες έχω αυτή την εβδομάδα;» Οι διαθέσιμοι τύποι και χρήστες ορίζονται στην εγκατάσταση. Δείτε πώς λειτουργούν τα ραντεβού και οι εργασίες στο SoftOne CRM.

Παράδειγμα: πριν από τη συνάντηση με έναν πελάτη

Η μεγαλύτερη αξία φαίνεται όταν συνδυάζετε περιοχές. Πριν επισκεφθείτε έναν πελάτη, μπορείτε να ρωτήσετε:

«Τι πρέπει να ξέρω για την Ορίζων Εμπορική πριν από τη συνάντηση;»

Στο ενδεικτικό παράδειγμα της σελίδας, η Ορίζων Εμπορική Α.Ε. έχει συνολικό υπόλοιπο 7.612,40 €. Από αυτό, 3.875,20 € ανήκουν στο διάστημα 91–180 ημερών. Η συζήτηση μπορεί να συνεχίσει με τις πωλήσεις του πελάτη φέτος και τις παραγγελίες του που είναι ακόμη ανοιχτές. Τα ποσά είναι φανταστικά στοιχεία παρουσίασης, όχι αποτέλεσμα πελάτη.

Η εικόνα πελάτη συνδυάζει τα διαθέσιμα στοιχεία πωλήσεων, υπολοίπου και παραγγελιών. Δεν είναι πλήρες ιστορικό κάθε επαφής ούτε πιστοληπτική αξιολόγηση, και δεν αποφασίζει για εσάς αν θα δώσετε πίστωση.

Τι να ελέγξετε πριν χρησιμοποιήσετε μια απάντηση

• Περίοδος και ημερομηνία αναφοράς. Ποιες ημερομηνίες καλύπτει η απάντηση και αν συγκρίνετε αντίστοιχες περιόδους.
• Κριτήρια. Αν περιλαμβάνονται όλοι οι πελάτες, τα είδη και τα παραστατικά που θέλετε ή μόνο μια ομάδα. Μια ανάλυση μόνο ειδών δεν είναι συνολικός τζίρος, αν εξαιρεί υπηρεσίες ή άλλα παραστατικά.
• Σύνολα. Αν το άθροισμα συμφωνεί με το αντίστοιχο σύνολο στο SoftOne. Πριν ξεκινήσει η ομάδα σας, ελέγχουμε μαζί σας ενδεικτικά σύνολα και παραδείγματα πρόσβασης.
• Πρόσβαση. Κάθε χρήστης βλέπει μόνο ό,τι επιτρέπουν τα δικαιώματά του. Αν λείπει κάτι που περιμένατε, ίσως δεν ανήκει στην πρόσβασή σας.

Τι δεν αλλάζει στο SoftOne ERP

Ο TechnoAgent δεν είναι νέο ERP και δεν αντικαθιστά το SoftOne ή τον λογιστή σας. Τα στοιχεία, οι αναφορές και τα δικαιώματα παραμένουν στο SoftOne. Η συνομιλία σάς βοηθά να βρείτε και να καταλάβετε μια πληροφορία πιο γρήγορα. Δεν εισπράττει, δεν επικοινωνεί αυτόματα με πελάτες και δεν εκτελεί παραδόσεις.

Η προβολή μιας απάντησης διαφέρει από μια καταχώριση. Οι καταχωρίσεις, όπως ένα νέο ραντεβού, ενεργοποιούνται μόνο αν το ζητήσετε. Πριν αποθηκευτεί οτιδήποτε, βλέπετε τα στοιχεία και δίνετε την έγκρισή σας. Αν αναζητάτε νέο ERP ή αλλαγές στην εγκατάσταση του SoftOne, αυτό είναι ξεχωριστό έργο από τον TechnoAgent.

Ξεκινήστε από τις ερωτήσεις της δικής σας ομάδας

Στην παρουσίαση ξεκινάμε από τις ερωτήσεις που ήδη κάνει η ομάδα σας στο SoftOne ERP: τι χρειάζεται ο υπεύθυνος πωλήσεων πριν από μια επίσκεψη, τι ελέγχει το λογιστήριο στο κλείσιμο του μήνα και τι θέλει να ξέρει ο ιδιοκτήτης όταν είναι εκτός γραφείου. Μετά εξετάζουμε ποιες περιοχές μπορούν να ενεργοποιηθούν στη δική σας εγκατάσταση και με ποια εφαρμογή AI θέλετε να δουλεύετε.

Για τις προϋποθέσεις και τα δικαιώματα χρηστών, δείτε τι χρειάζεται πριν από τη σύνδεση.